10 Dinge, die deine Mitarbeiterkommunikation erfolgreich machen
Wenn du jetzt erwartest, dass wir dir sagen: Nutz Messenger statt E-Mails und schreib in jede Message eine megapersönliche Grußformel, müssen wir dich enttäuschen. So was gibt’s im Internet schon viel zu viel zu lesen – bringt aber meist wenig. Warum? Weil die beste Art der Kommunikation nicht per Guideline funktioniert, sondern eine Gefühlssache ist – und zwar zwischen dir und deinen Mitarbeitenden. Ein Traditionsunternehmen kommuniziert anders als ein Start-up. Eine Hundert-Mensch-Firma mit Ambitionen vermittelt Informationen auf anderen Wegen als ein Drei-Leute-Bäckereibetrieb.
Warum du diesen Artikel trotzdem lesen solltest: Kommunikation beginnt mit Emotion. Dann führt sie über den Verstand. Und wieder zur Emotion. Dabei gibt es immer mindestens eine sendende und eine empfangende Instanz. Wenn du dich ein bisschen mit Semiotik beschäftigt hast, weißt du das schon. Wenn nicht, weißt du es jetzt. Und so oder so kannst du hier ziemlich sicher interessante Dinge darüber erfahren, wie Kommunikation funktioniert, wie du sie verbessern kannst und welche Haltung du als Kommunikator:in immer einnehmen solltest, damit dich Menschen verstehen und deine Botschaft so gut wie möglich annehmen.
1. Kommunizier auf Augenhöhe
Lame!, schreist du innerlich? Ist doch normal, jetzt wo Hierarchien flach sind und Mitarbeiter:innen Mitgestalter:innen. Sagst du – ist aber vielerorts noch nicht so! Das liegt nicht daran, dass die Führenden keine Lust auf Augenhöhe haben (zumindest normalerweise), sondern dass „Augenhöhe“ meistens nicht eindeutig definiert ist.
Also, was heißt das?
Kommunikation auf Augenhöhe bedeutet vor allen Dingen, dass du deinen Mitarbeiter:innen etwas zutraust. Das beweist du, indem du so transparent wie möglich kommunizierst. Und indem du statt vorgekauter Inhalte auch Raum zum Nachdenken, Interpretieren und Aktivwerden lässt.
Die besten E-Mails in der internen Kommunikation sind nicht diejenigen, die superlange auch die langweiligsten Details zu einer Neuerung erklären, sondern diejenigen, die eine interessante Basis bieten – eine Grundlage für Verständnis und Diskussion und die Anregung, nachzufragen, falls es Bedarf gibt.
Kommunikation auf Augenhöhe bildet die Basis für eine gute interne Kommunikation und fußt auf folgenden Dingen:
- Respekt: Oh ja, dieses Wort solltest du dir bei der Entwicklung jeder Kommunikationsstrategie als Credo über den Schreibtisch hängen. Denn darum geht’s im zwischenmenschlichen Zusammensein. Und je größer die Gruppe, desto wichtiger ist es, dass Respekt immer und ausnahmslos eine bewusste Grundlage für Kommunikation bildet.
- Vertrauen: Und noch so ein Ding, auf das du bei der internen Kommunikation nicht verzichten kannst. Respekt und Vertrauen hängen eng zusammen. Nur wenn ich jemanden respektiere, kann ich dieser Person vertrauen und sie mir.
- Offenheit und Ehrlichkeit: Wertschätzung zeigt sich in Offenheit. Wenn ich als Mitarbeiter:in das Gefühl habe, außen vor zu sein und nicht oder nicht genug informiert zu werden über Dinge, die für meine Arbeit wichtig sind, dann verliere ich das Vertrauen – und damit den Respekt. Genau das musst du verhindern, damit Kommunikation dauerhaft funktioniert und deinem Unternehmen den Erfolg bringt, den ihr erzielen wollt.
In den nächsten Punkten geht es darum, wie du diese Dinge als Rahmen für deine Kommunikation etablieren kannst.
2. Sei nett und höflich
Ernsthaft – das soll ein Tipp sein? Ja, und ob! Viele Menschen wissen nämlich gar nicht, dass sie nicht so nett und höflich rüberkommen, wie sie glauben. Dabei ist das gerade in puncto Unternehmenskommunikation extrem wichtig. Insbesondere wenn das Klima angespannt ist, ist es umso wichtiger, dass du als Beauftagte:r für interne Kommunikation einen Gegenpol zu den alltäglichen Stürmen im Unternehmen darstellst.
Probier’s mal in irgendeiner Situation aus: Wenn dir jemand schlecht gelaunt und grimmig begegnet, reagiere umso freundlicher (ohne ironisch zu werden). Wenn du das lange genug durchziehst, kann die Person eigentlich nicht anders, als selbst freundlicher zu werden und sich dir zu öffnen.
Freundlichkeit zeigt sich übrigens in einer offenen und annehmenden Haltung, auch Kritik und Konflikten gegenüber.
Höflichkeit zeigt sich in einem respektvollen Umgang miteinander, der auch bei Stress nicht „unter den Tisch fällt“. Es müssen keine Freundschaftsbekundungen in E-Mails einfließen, aber für eine anständige Grußformel sollte immer Platz sein (es sei denn, ihr schreibt im Ping-Pong hin und her).
3. Sei verbindlich
Verbindlichkeit heißt vereinfacht: zu deinem Wort stehen und für Anfragen von Kolleg:innen da zu sein. Auch ein wichtiger Punkt, der für Höflichkeit steht: Wenn du auf eine E-Mail nicht adäquat antworten kannst, weil du viel zu tun hast – entschuldige dich und informiere dein Gegenüber darüber. Dies als Kommunikationskultur zu etablieren, ist wichtig, damit der gute Ton gewahrt bleibt und auch in Stresssituationen nicht gegen-, sondern miteinander gearbeitet wird.
Nichts ist schlimmer für die interne Kommunikation, als wenn E-Mails nicht oder erst viel zu spät beantwortet werden oder getroffene Vereinbarungen kommentarlos missachtet werden. Also: Wenn ihr etwas vereinbart habt, gebt euch Mühe, euch daran zu halten – oder kommuniziert, wenn das nicht möglich ist.
4. Sei offen und ehrlich
Natürlich kann nicht jede wichtige Unternehmensinformation sofort an alle kommuniziert werden. Es ist aber sinnvoll, damit nicht länger hinter dem Berg zu halten als unbedingt notwendig. Warum? Weil – je früher du Mitarbeiter:innen über Neuerungen informierst, desto eher kannst du auf ihren Support dafür zählen. Niemand will überrumpelt werden. Und gerade für wichtige Veränderungen wie den digitalen Wandel brauchen Mitarbeiter:innen einfach eine Menge Zeit, um sich daran zu gewöhnen. Wenn beschlossene Dinge erst kurz vor Umsetzung kommuniziert werden, führt das zu Verärgerung und Ablehnung.
Aber du brauchst ein Team, das hinter euren Neuerungen steht und bereit für Entwicklung ist. Das schaffst du nur, indem du mit viel Empathie auch kontroverse Unternehmensentscheidungen früh kommunizierst. Damit bietest du auch die beste Grundlage für eine Diskussion – und Diskussionskultur ist wieder so ein Ding, das Unternehmen unbedingt brauchen, damit sie als starkes Team funktionieren.
5. Ermutige Mitarbeiter:innen dazu, ihre Meinung zu äußern
Wenn kein:e Mitarbeiter:in etwas zu einer neuen Maßnahme sagt, ist das nicht gut. Das heißt nämlich nicht, dass einfach stummer Konsens herrscht – sondern entweder, dass sich niemand traut (blöd) oder aber, dass innerlich schon mit eurem Unternehmen abgeschlossen wurde (extrem blöd). Deswegen ist es unfassbar wichtig, dass Diskussionen Raum in eurer internen Kommunikation haben. Wenn Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, dass ihre Meinung wichtig ist, fühlen sie sich wertgeschätzt. Und wenn sie gehört werden, sind sie eher bereit, auch nicht-perfekte Innovationen zu respektieren. Kommunikation funktioniert immer in zwei Richtungen. Wenn auf deine Unternehmensmails keine Antwort kommt, dann ist das ein Monolog und kein Gespräch. Du willst aber Gespräche in deinem Unternehmen fördern, damit eure Kommunikation so grandios wird, dass alle sich als stolzer Teil eines fantastischen Ganzen fühlen.
Deine Aufgabe als kompetente HR-Person ist es also, Mitarbeiter:innen dazu zu ermutigen, selbst laut zu werden, zum Beispiel mit:
- Fragebögen – einfach rumzuschicken und evtl. sogar anonym auszufüllen
- Teammeetings für alle, in denen jede:r zu Wort kommen kann (je nach Unternehmensgröße machbar)
- Feedbackkästen, in denen Meinungen gesammelt und regelmäßig gelesen und besprochen werden können
Noch viel wichtiger als diese Einladungen zu individuellem Feedback ist aber die Atmosphäre in eurem Unternehmen. Wenn ich auch als Anfänger:in das Gefühl habe, mit allen ins Gespräch kommen zu können, ohne ausgelacht oder ignoriert zu werden, stärkt das mein professionelles Selbstbewusstsein – und den Mut, meine Meinung zu vertreten.
6. Nutz diejenigen Kommunikationskanäle, die am besten zu euch passen
Alle machen jetzt auf mobil oder kommunizieren per TikTok-Chat mit ihren Mitarbeiter:innen? Kann man machen, aber warum? Wichtig ist bei der Wahl deines internen Kommunikationskanals (oder deiner Kanäle, denn es sollte nicht nur einer sein), dass du über das Medium kommunizierst, mit dem sich deine Mitarbeiter:innen wohlfühlen.
Anders gesagt: Mach es ihnen so leicht wie möglich, deine Botschaften zu empfangen – ob das bei euch im firmeninternen Chat oder per E-Mail ist, ist zweitrangig. Wie du am einfachsten herausfinden kannst, was für euch am besten funktioniert:
- Frag deine Mitarbeiter:innen danach.
- Werte die Klickzahlen aus. Das funktioniert am einfachsten mit einem Newsletter-Tool, das die Aktivitäten von Nutzer:innen in eurem internen Newsletter tracken kann.
7. Einmal kommunizieren reicht nicht aus
Hast du dich schon mal gefragt, warum wichtige Personen in der Öffentlichkeit sich ständig wiederholen? Das ist nicht unbedingt so, weil sie alle einfältig sind. Sondern weil eine Botschaft, bis sie wirklich alle (oder zumindest viele) Menschen erreicht hat, einfach wiederholt werden muss. Und deshalb ist es auch eine gute Idee, wichtige Informationen nicht nur auf einem Kanal (z. B. per E-Mail), sondern auf mehreren Plattformen (z. B. E-Mail und Aushang) zu verbreiten.
Natürlich heißt das nicht, dass du jetzt, wo es nur geht, deine Mitarbeiter:innen mit denselben Infos zuballern solltest. Zu viele Kanäle können Leute überfordern. Aber achte darauf, dass sich Informationen nicht nur an einem Ort wiederfinden, sondern an mehreren. Kommunikation ist auch Marketing – und da reicht eben ein Plakat nicht aus, sondern muss um Onlinewerbung, Broschüren, Radio-Empfehlung etc. erweitert werden. Anders gesagt: Wenn du willst, dass Leute deine Botschaft hören, wiederhol sie, bis im Unternehmen jede:r davon spricht.
8. Sei konkret und einfach
Warum investieren Unternehmen so viel in ausgebildete Kommunikationsfachleute für ihre interne Kommunikation? Weil das einfach ein enorm wichtiger Bereich für ihren Erfolg ist. Und weil nicht nur zählt, was ihr kommuniziert, sondern auch wie. Dabei liegt die große Kunst in der Einfachheit.
Als Kommunikationsbeauftragte:r deines Unternehmens ist es deine Aufgabe, komplexe Dinge einfach und verständlich zu machen. Das funktioniert am besten über Sprache:
- Schreib einfach, schreib deutlich: Deine E-Mails sollten sich lesen wie die (rechtschreibkonforme) Nachricht einer:eines Freund:in. Vielleicht mit einem Quäntchen mehr professioneller Distanz. Aber auf jeden Fall so verständlich und übersichtlich, dass das Lesen mühelos wird.
- Kommunizier (nur) das Wesentliche: Ein bisschen Schmuck tut manchmal gut. Versuch aber, dich wirklich auf deine wichtigste Aussage zu fokussieren, damit diese nicht in allzu viel „Drumherum“ untergeht.
- Wähl einen aussagekräftigen Betreff: Wir beziehen uns hier auf E-Mail als Kommunikationskanal. Das ist natürlich nicht der einzige, aber nach wie vor der wichtigste in vielen Firmen. Das Thema deiner E-Mail sollte sofort ersichtlich sein. In zwei Klicks sollten alle wissen, worum es darin geht.
9. Sei persönlich
Haben wir nicht gerade was von professioneller Distanz gesagt? Ja, stimmt – aber im Vergleich zu einer Freundschaft. Kolleg:innen sind nicht immer Freund:innen und das ist auch gut so. Denn Distanz kann uns in der Kommunikation helfen, Dinge nicht persönlich zu nehmen und eine professionelle Perspektive zu erzielen. Aber trotzdem hat niemand Lust auf unpersönliche E-Mails, Chats und Co.
Warum nicht? Weil’s keinen Spaß macht. Weil wir uns davon nicht angesprochen fühlen. Weil wir genug davon im Postfach haben.
Wenn du willst, dass deine E-Mails gelesen werden, musst du deine Zielgruppe persönlich ansprechen. Wie? Na, zum Beispiel so:
- Sprich eure eigene Sprache: Jedes Unternehmen hat einen Kommunikationskodex, der auch besondere Begrifflichkeiten beinhaltet. Das ist Kultur – und sollte unbedingt genutzt werden, um Menschen zu erreichen. Wenn du eure Sprache sprichst, fühlen sich Mitarbeiter:innen einem Team zugehörig, in dem sich alle verstehen.
- Biete Erläuterungen für neue Mitarbeiter:innen: Das Problem mit der eigenen Sprache ist aber, dass neue Teammitglieder nicht unbedingt alles verstehen. Deshalb ist es wichtig, dass interne spezielle Begrifflichkeiten erklärt werden. Das muss nicht unbedingt im Text passieren. Ein Link zu einem Glossar oder einer CI-Vorstellung reicht schon aus.
- Finde positive, motivierende Inhalte: Manche internen Kommunikationskanäle werden genutzt, weil sie Spaß machen. Es gibt interne Newsletter, auf die sich Menschen den ganzen Monat lang freuen. Wenn interne Kommunikation dagegen nur dann ihren Auftritt hat, wenn es Probleme gibt, haftet dem Ganzen das Label „anstrengend“ an. Deswegen ist es wichtig, dass auch gute Neuigkeiten angemessen kommuniziert werden, Dinge, die Spaß machen und die Mitarbeiter:innen Lacher abgewinnen. Ein Eierlaufwettbewerb, ein interessantes Interview mit einer:einem Mitarbeiter:in, ein Foto vom Bürohasen – alles, was witzig oder spannend ist, passt.
- Finde deinen eigenen Ton: Wenn interne Kommunikation den gleichen Stellenwert wie Marketing hat, dann spielt der Ton eine große Rolle. Menschen erreichen wir vor allem durch Worte. Und dabei geht es nicht nur darum, dass wir dieselbe Sprache sprechen, sondern auch, dass wir Dinge auf eine Art sagen, die für uns einzigartig ist. Als HR-Person, die sich um interne Kommunikation kümmert, solltest du also einen eigenen Ton entwickeln, der Wiedererkennungswert hat und Lust aufs Lesen macht. Zum Beispiel kannst du ein Markenzeichen für deine Newsletter erfinden wie einen immer ähnlichen Einstiegssatz. Oder du kannst dich durch sprachliche Virtuosität und Humor hervortun. Du reimst gerne? – Wenn’s zu eurem Unternehmen passt, raus damit. Kommunikation darf locker und außergewöhnlich, provokant und auch mal peinlich sein. Das ist menschlich. Und mit Menschen reden wir gerne. Mit E-Mail-Bots nicht.
10. Trau dich, neue Formate auszuprobieren
Wir haben jetzt viel von E-Mails gesprochen, aber das ist wie gesagt nicht das einzige Medium, das für interne Kommunikation funktioniert. Abwechslung tut gut und hält die Aufmerksamkeit frisch. Deswegen kannst du auch mit den Formaten für deine Mitarbeiter:innenkommunikation spielen:
- Habt ihr einen Newsletter? Nein, dann her damit! Auch wenn viele behaupten, E-Mail sei dröge – sie ist immer noch das wichtigste Kommunikationsmedium in Firmen. Nutze also ihr volles Potenzial und schreib nicht nur E-Mails, wenn es was Wichtiges gibt, sondern etabliere einen Newsletter, der alle auf dem Laufenden hält über coole, interessante, herausfordernde Neuerungen bei euch – und zwar bestenfalls regelmäßig.
- Schon mal an Video als interne Kommunikationsform gedacht? Wenn nicht, dann verpasst du was. Videos sind heute superwichtig, wenn es darum geht, Informationen einfach und schnell zu vermitteln. Hinzu kommt, dass sie einen hohen Grad an Persönlichkeit und Entertainment bieten – zwei Zutaten, die in jeden Topf für gute Mitarbeiterkommunikation gehören. Dabei musst du nicht immer aufwändige Clips produzieren. Manchmal reicht ein Handyvideo vom neuen Sportraum oder einer anderen Innovation völlig aus. Zuweilen muss natürlich auch ein professionelles Lernvideo her, zum Beispiel, wenn es um neue Strukturen, Software oder Kompetenzen geht. Das reicht über interne Kommunikation hinaus in den Bereich der Weiterbildung. Wenn du dabei Unterstützung brauchst – das ist genau unser Ding!
- Hörspiel – fürs Unternehmen? Logisch! Podcast oder andere Audioformate sind in, niedrigschwellig und vielseitig – und können deshalb eine fabelhafte Plattform für Unternehmensinhalte bieten. Hochladen kannst du sie zum Beispiel in eurem Intranet oder in Social Media.
- Text-Bild-Gesamtkunstwerk: Nur Text ist doof. Vor allem, wenn es um komplexe Inhalte geht. Das Auge braucht eine Pause zwischen den Absätzen. Ansprechende Fotos und Infografiken sind deshalb auch bei der internen Kommunikation super.
- Präsentationen: Oje, noch mehr doofe PowerPoints, die alle zum Gähnen bringen? Muss nicht sein. Ein richtig guter Vortrag hat eine immense kommunikative Kraft. Wichtig dabei ist, dass die:der Vortragende das Publikum einzubinden weiß und dass die visuelle Präsentation mit der mündlichen Vorstellung perfekt harmoniert. Auch das ist eine Frage des Knowhows und der Übung.
- Diskussionsrunden: Einfach mal alle einladen, um ein Thema zu diskutieren oder sich unternehmensrelevante Kompetenzen auszutauschen? Ist eine prima Möglichkeit, um in lockerem Rahmen einander näher und ins Gespräch zu kommen. Für Haufe haben wir diese Art der Unternehmenskommunikation in einer Brown-Bag-Session realisiert – ein Büropicknick, wo bei Snacks und guter Laune alle von allen lernen können.
- Sprechende Wände: Voll oldschool? Ja – und voll effektiv. Wenn du was sagen willst, das alle verinnerlichen sollen – schreib’s an die Wand, und zwar analog. Das sollte nie dein einziges Kommunikationsmedium sein, kann aber wichtige Neuerungen noch bekannter machen. Wenn wir jeden Tag daran vorbeispazieren, speichern wir die Infos unbewusst doppelt ab.
Kommunikation mit SAPERED – yes, yes, yes!
Wir haben Lust auf Kommunikation – weil wir daran glauben, dass sie die Basis für Erfolg, ein gutes Zusammenarbeiten und gesellschaftliche Weiterentwicklung ist. Deswegen unterstützen wir auch dich gerne dabei, eure interne Kommunikation zu verbessern – mit Leidenschaft, Spaß und Verstand. Dabei? Dann lass uns reden, wir freuen uns drauf!