Wer remote arbeitet, kann auch remote ongeboardet werden!
Digital ist normal – und zwar (fast) überall und in jedem Bereich. Wenn Vorstellungsgespräche heute digital ablaufen können und Homeoffice gang und gäbe ist – warum bestehen dann noch viele Arbeitgeber:innen darauf, dass Menschen in der Einarbeitungsphase ins Büro kommen? Wir schauen uns beide Standpunkte an. Also, was sind die Schwierigkeiten beim Remote Onboarding – und was die Lösungen dafür?
Remote Onboarding – was tricky sein kann
Firmen, die Remote Onboarding kategorisch ausschließen, tun das aus guten Gründen:
1. Ein direkter Einblick in die Unternehmenskultur
Wenn ich nicht remote, sondern vor Ort im Unternehmen ongeboardet werde, dann habe ich natürlich einen viel direkteren Einblick ins Unternehmen als von zu Hause. Und das ist gerade in der Zeit der Einarbeitung superwichtig – sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter:innen.
2. Meet the others
Auch das Kennenlernen zwischen Bestandsbelegschaft und neuen Mitarbeiter:innen funktioniert besser im Unternehmen als im virtuellen Meeting-Raum. Warum? Na, vor allem wegen der ….
3. Stimmung
So gut digital auch funktioniert: Wir können eine Stimmung niemals auf dem Level einschätzen, wie es in einem echten Raum möglich ist. Und das ist gerade für neue Mitarbeiter:innen wichtig.
4. Fragen können schneller geklärt werden
Wenn ich in einem Unternehmen neu anfange, habe ich natürlich viele Fragen. Die lassen sich am gemeinsamen Schreibtisch viel einfacher besprechen, als wenn ich dafür jemanden per Chat anschreiben muss.
5. Voneinander lernen
Das gilt auch fürs Lernen: Wenn ich ein Problem bspw. mit einem Tool habe, dann kann mir die ein:e Vor-Ort-Kolleg:in schneller zur Hand sein und zeigen, wie es geht, als wenn ich alleine zu Hause arbeite.
Alles berechtigte Einwände. Wie remote Onboarding trotzdem funktioniert, kommt jetzt!
Ein funktionierendes Remote Onboarding ist mehr Mindset als alles andere
Wie gut Remote Onboarding in einem Unternehmen funktioniert, kommt vor allem darauf an, wie Mitarbeiter:innen es bewerten – als lästige Zusatzaufgabe bzw. doofen Abklatsch von der Realität oder als Chance, beste Fachkräfte auch über weite Distanzen so gut ins Team zu integrieren, dass diese bleiben wollen.
Hint: In der Digitalisierung ist letztere Position auf jeden Fall die nützlichere – weil sie den Arbeitsmarkt sowohl für Unternehmen als auch potenzielle Mitarbeiter:innen öffnet und die Möglichkeiten vervielfacht. Wenn – eine fundierte Strategie dabei ist.
Das gehört in eine Remote-Onboarding-Strategie, die wirklich nützlich ist
Damit Remote Onboarding funktioniert, sind folgende Voraussetzungen wichtig:
1. Remote-Arbeitsplatz einrichten
Nur weil jemand remote arbeitet, heißt das noch lange nicht, dass er:sie auf einen erstklassigen Arbeitsplatz verzichten möchte. Im Homeoffice ist es sogar noch wichtiger, dass alle Gerätschaften und Programme einwandfrei funktionieren, bevor die Arbeit startet. Technischer Support ist dort nämlich schwierig.
2. Der erste Arbeitstag – auch remote ein Highlight
Den Trommelwirbel eines ersten Arbeitstages kannst du remote schlecht nachahmen. Aber das macht nichts, solange du die wichtigen Dinge beachtest: eine anständige Begrüßung, die den:die neue:n Mitarbeiter:in herzlich willkommen heißt, ein hochfunktionales Equipment und leicht konsumierbare Informationen zum Unternehmen. Das alles solltest du als Personaler:in pünktlich präsentieren können, damit der erste Arbeitstag auch remote Früchte trägt.
3. Virtuelle Einführung
Gesichter suggerieren Vertrauen und sorgen dafür, dass wir uns an einem unbekannten Ort besser zurechtfinden. Deswegen sollest du im Remote Onboarding neuen Mitarbeiter:innen eine persönliche „Führung“ durch euer Unternehmen anbieten. Das kann jemand aus dem HR oder ein:e andere:r Mitarbeiter:in übernehmen – Hauptsache, es ist persönlich.
4. Fragerunde mit einem:einer direkten Ansprechpartner:in
Für die Onboarding-Phase ist es hilfreich, wenn wir genau wissen, auf wen wir bei Fragen zukommen können. Das gilt umso mehr digital. Deshalb sind regelmäßige Fragerunden zwischen neuen Mitarbeitenden und versierteren Kolleg:innen sehr ratsam.
5. Zugriff auf digitale Infoquellen
Wer remote arbeitet, muss sich selbst bei Fragen und Problemen im Arbeitsalltag zu helfen wissen. Deswegen sollte der regelmäßige persönliche Austausch um digitale Infomaterialien ergänzt werden, die jederzeit abrufbar sind. Wenn ich als neue:r Mitarbeiter:in weiß, wo ich die Antwort auf eine Frage schwarz auf weiß finde, macht das eine eigenständige Einarbeitung einfacher (Stichwort: eLearning).
6. Regelmäßiges Feedback
Es ist weitaus schwieriger, die Zufriedenheit der anderen mit meiner Arbeit einzuschätzen, wenn ich nicht täglich mit meinem Team zusammensitze. Umso wichtiger ist es, dass du als HR-Beauftragte:r regelmäßige virtuelle Feedbackgespräche mit neue:n Mitarbeiter:innen einplanst. Nur so wissen beide Seiten, wie gut die Einarbeitung bisher funktioniert – und können ggf. Änderungen vornehmen.
7. Soziale Events
Ein (auch gerne alkoholfreies) Bier zusammen zu trinken, ist auch digital möglich. Wem erzählen wir das … Pandemiebedingt hat ja fast jeder Mensch schon anderen über Video-Chat zugeprostet. Gemeinsame Aktivitäten außerhalb der Arbeit stärken das Teamgefühl, schaffen Verbindungen und sorgen dafür, dass sich neue Mitarbeiter:innen wohl im Unternehmen fühlen. Logisch ist ein gemeinsames Rugby-Spiel intensiver – aber beim gemeinsamen Feierabenddrink wird dafür garantiert niemand verletzt …
8. Transparentes Remote-Work-Konzept
Warum bietet ihr ortsungebundenes Arbeiten an? Welche Vorteile seht ihr darin? Und an welchen Code of Conduct sollten sich alle halten, damit das wirklich funktioniert? Dazu gehören Regeln wie möglichst umgehendes Antworten auf Chat-Nachrichten und regelmäßiges Abrufen von E-Mails, aber auch Verhalten bei Internetausfall und einheitliche Plattformen zum Sharen von Content. Wenn ihr eine solche Guideline definiert habt, solltet ihr dafür sorgen, dass alle sie kennen – und sie neuen Mitarbeiter:innen aus dem Effeff vermitteln können.
9. Onboarding-Maßnahmen auswerten und verbessern
Ach, es wandelt sich ja alles so schnell in unserer digitalen Welt … Und deshalb geht digitale Einarbeitung auch immer noch besser. Als HR-Mensch solltest du deshalb regelmäßig evaluieren, was eure Maßnahmen bisher gebracht haben und wie gut sie bei neuen Mitarbeiter:innen angekommen sind. Frag gezielt danach, was ihr verbessern könnt – und dann tut es, wenn möglich.
10. Wissen, was zu tun ist
Nichts ist in puncto Einarbeitung schlimmer, als wenn neue Mitarbeiter:innen nicht wissen, was sie überhaupt machen sollen. Deswegen ist es wichtig, im Remote Onboarding die Aufgaben und Anforderungen im Einzelnen zu besprechen. Und zwar vom ersten Tag an.
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Wir stehen auf Lernen, weil es die Arbeit von Menschen so viel bessermacht. Und das gilt natürlich vor allem für die Einarbeitungszeit. Wir bieten dir eine digitale Lösung, die dein Remote Onboarding auf jeden Fall um Meilen verbessern und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen so smooth machen kann, dass diese zu überzeugten und hochproduktiven Teammitgliedern werden.
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