Was ist Onboar­ding (und was gehört nicht dazu)?

Ist das jetzt einer die­ser Blog­posts, wo erst mal eine sei­ten­lan­ge Defi­ni­ti­on kommt, bevor es die ech­ten Tipps gibt? Äh, nee. Damit wir uns einig sind, wor­über wir hier eigent­lich spre­chen, nur ganz kurz: Unter ​„Onboar­ding” sind zu deutsch alle Bemü­hun­gen eines Unter­neh­mens zusam­men­ge­fasst, neue Mitarbeiter:innen best­mög­lich und effi­zi­ent in bestehen­de Arbeits­pro­zes­se zu inte­grie­ren.

HR ist grund­sätz­lich für das Onboar­ding und den Ein­ar­bei­tungs­plan ver­ant­wort­lich.

Zie­le des Onboar­dings sind eine mög­lichst schnel­le Her­stel­lung der vol­len Leis­tungs­fä­hig­keit und ein Gefühl der Zuge­hö­rig­keit zum Team. Es geht also einer­seits um Effi­zi­enz und ande­rer­seits um Emo­ti­on. Bei­des sind extrem wich­ti­ge Fak­to­ren für den Erfolg eines Unter­neh­mens.

Wie lan­ge dau­ert denn so ein Onboar­ding­pro­zess?

Es kommt drauf an. Man­che fin­den, dass der Onboar­ding­pro­zess mit der Unter­schrift auf dem Arbeits­ver­trag star­tet und mit Aus­lauf der Pro­be­zeit (meist nach 6 Mona­ten) abge­schlos­sen sein soll­te. Aber wirk­lich gutes Onboar­ding star­tet prin­zi­pi­ell schon frü­her, näm­lich mit der münd­li­chen Zusa­ge des:der Bewerber:in. Je frü­her ein:e neue:r Mitarbeiter:in mit dem Unter­neh­men ver­traut gemacht wird, des­to schnel­ler sein:ihr Start als leis­tungs­fä­hi­ger Teil des Gan­zen.

Grund­sätz­lich gilt der Kon­sens, dass wirk­lich wir­kungs­vol­le Onboar­ding-Pro­gram­me min­des­tens drei Mona­te dau­ern. Da aber jede Fir­ma und jede Fach­kraft anders ist, soll­te man erst von einem erfolg­reich abge­schlos­se­nen Onboar­den spre­chen, wenn die o. g. Zie­le (Leis­tungs­fä­hig­keit und Zuge­hö­rig­keits­ge­fühl bzw. Zurecht­fin­den im Unter­neh­men) erreicht wur­den.

War­um Onboar­ding so unglaub­lich wich­tig ist

Unter­neh­men wie dei­nes wol­len Erfolg haben, wett­be­werbs­fä­hig sein und sich wei­ter­ent­wi­ckeln. Und das funk­tio­niert nur – Über­ra­schung – mit moti­vier­ten Mitarbeiter:innen. Damit die­se trotz Fach­kräf­te­man­gel und zahl­rei­chen Ange­bo­ten auf dem Arbeits­markt nicht ruck­zuck den Arbeits­platz wech­seln, müs­sen Unter­neh­men ihnen etwas bie­ten. Nicht irgend­wann. Nicht als Bonus für erbrach­te Leis­tun­gen. Son­dern gleich zu Anfang, wenn Mitarbeiter:innen in die Fir­ma ein­stei­gen. Es ist ein biss­chen so wie mit dem Daten: Wer sich schon zu Anfang nicht genug Mühe mit seiner:seinem Datingpartner:in gibt, muss sich nicht dar­über wun­dern, wenn er:sie schon beim ers­ten Date jemand anders hin­ter­her­guckt.

Ima­gi­ne: Gutes Onboar­ding vs. nicht so gutes Onboar­ding

Stell dir vor, du bist HR-Manager:in und hast es geschafft, eine kom­pe­ten­te Per­son von eurem Unter­neh­men zu über­zeu­gen. Juhu! Der Ver­trag ist unter­schrie­ben, viel­leicht habt ihr euch schon auf die Schul­ter geklopft und du ihr:ihm den Arbeits­platz gezeigt. Die Per­son kommt also vol­ler Taten­drang zum ers­ten Tag ins Büro. Und nu?

Gibt es zwei Mög­lich­kei­ten: Du hast einen super­coo­len Ein­ar­bei­tungs­plan ent­wi­ckelt, den du jetzt Schritt für Schritt mit dei­nem Team umset­zen kannst, damit sich der:die Neue sofort gut auf­ge­ho­ben fühlt und weiß, was zu tun ist. Fazit: Der:die neue Mit­ar­bei­ten­de fin­det euch spit­ze und pro­fes­sio­nell und hat Bock, für euch zu arbei­ten.

Oder du hast irgend­wie nichts vor­be­rei­tet oder zu wenig oder etwas, das nicht funk­tio­niert. Die Mitarbeiter:innen, die eigent­lich beim Onboar­ding Hil­fe­stel­lung leis­ten soll­ten, wis­sen nichts davon oder haben zu viel zu tun. Fazit: Der:die neue Mit­ar­bei­ten­de fühlt sich ori­en­tie­rungs­los und außen vor. Mög­li­cher­wei­se sucht er:sie das Gespräch, um eine Lösung zu fin­den. Wenn die­se dann aber nicht kommt, wird er:sie, anstatt sich mit sei­nen Fähig­kei­ten sinn­voll ein­zu­brin­gen, lie­ber auf Inde­ed rum­hän­gen und sich ratz­fatz auf eine neue Stel­le bewer­ben.

Er:sie hat inner­lich gekün­digt, bevor der Job rich­tig ange­fan­gen hat. Doof. Und inef­fi­zi­ent. Und extrem kos­ten­in­ten­siv für Unter­neh­men.

68 % der Personaler:innen in einer Umfra­ge fin­den ihr Onboar­ding ver­bes­se­rungs­wür­dig

Die­se Zahl haben wir aus einer renom­mier­ten Umfra­ge von Hau­fe. Und es ist nicht die Ein­zi­ge, die HR-Manager:innen Kopf­zer­bre­chen berei­tet:

• 81 % geben laut Umfra­ge an, dass ein bes­se­res Onboar­ding neu­er Mitarbeiter:innen Anfangs­fluk­tua­ti­on mini­me­ren könn­te.
• 36 % der HR-Manager:innen geben laut Umfra­ge jedoch auch an, kei­ne Feed­back­ge­sprä­che in der wich­ti­gen Onboar­ding-Zeit zu füh­ren.

• 118,4 Mil­li­ar­den Euro ist die Sum­me der volks­wirt­schaft­li­chen Kos­ten in Deutsch­land, die durch Fluk­tua­ti­on von Mitarbeiter:innen in Unter­neh­men jähr­lich ent­ste­hen.

Nicht sexy, oder? Heißt: Unter­neh­men, die nichts oder nicht genug fürs Onboar­ding tun, wer­den neue Mitarbeiter:innen unfrei­wil­lig los und müs­sen nicht nur den Bewer­bungs­pro­zess wie­der star­ten, son­dern gucken auch wirt­schaft­lich dumm aus der Wäsche.

Die gute Nach­richt: Es geht auch anders, und zwar so …

8 Grund­ele­men­te für gutes Onboar­ding

Wir hat­ten ja oben schon gesagt, dass ein guter Ein­ar­bei­tungs­plan auf zwei Fak­to­ren fußt: der Kom­pe­tenz­ent­wick­lung (Leis­tung) und der Zuge­hö­rig­keit (Emo­ti­on). Jede Akti­on im Onboar­ding-Plan soll­te dem einen oder ande­ren Ziel, im bes­ten Fall bei­den gleich­zei­tig, die­nen.

1. Fach­li­che Ein­ar­bei­tung

So sim­pel und doch so oft ver­kannt: Im Onboar­ding muss dem:der Mitarbeiter:in ermög­licht wer­den, so nied­rig­schwel­lig wie mög­lich seinen:ihren Job zu machen. Dazu gehört eine fun­dier­te fach­li­che Ein­ar­bei­tung in Pro­gram­me, Pro­zes­se und Co. Ob ihr die­se durch Bud­dys, eLear­ning oder Lehr­ver­an­stal­tun­gen in Prä­senz umsetzt, ist zweit­ran­gig. Wich­tig ist nur, dass sie statt­fin­det – und dass sie sich indi­vi­du­ell am Bedarf des:der neu­en Mitarbeiter:in ori­en­tiert.

2. Sozia­le Inte­gra­ti­on ins Team

Min­des­tens genau­so wich­tig ist die Her­stel­lung des Kon­takts zwi­schen den bestehen­den Mitarbeiter:innen und dem ​“Frisch­ling”. Das ist zum Bei­spiel durch gemein­sa­me Events, Men­to­ring, Kaf­fee­pau­sen mög­lich. Und ja, das neue Team­mit­glied soll­te den ande­ren aktiv vor­ge­stellt wer­den! Das ist ein ganz wesent­li­cher Punkt dafür, dass sich jemand zuge­hö­rig fühlt, und wird oft ver­nach­läs­sigt. Steck­brie­fe am Schwar­zen Brett oder der Fir­men­news­let­ter bie­ten eine gute Mög­lich­keit dafür, erset­zen aber natür­lich nicht die per­sön­li­che Vor­stel­lungs­run­de mit den Kolleg:innen, die eng mit dem:der Neu­en zusam­men­ar­bei­ten.

3. Bereit­stel­lung eines funk­tio­nie­ren­den Arbeits­plat­zes

Nur wenn dein:e neue:er Mitarbeiter:in einen funk­tio­nie­ren­den Arbeits­platz hat, kann er:sie auch arbei­ten. Logisch. Und die­ser soll­te nicht am ers­ten Tag oder gar erst spä­ter ein­ge­rich­tet wer­den, son­dern bevor die Per­son anfängt.

4. Ein­füh­rung in die Unter­neh­mens­kul­tur

Pas­siert das nicht von selbst? Äh, nein. Zumin­dest soll­te sich ein Unter­neh­men nicht dar­auf ver­las­sen, dass ein:e neu:e Mitarbeiter:in schon ​„irgend­wie kapiert“, wie der Hase läuft. Unter­neh­mens­kul­tur und die Wer­te, für die ihr steht, sind wich­tig. Und sie soll­ten auch in aller Deut­lich­keit kom­mu­ni­ziert wer­den, damit neue Fach­kräf­te sie sofort ver­in­ner­li­chen kön­nen.

5. Dar­stel­lung von Team­or­ga­ni­sa­ti­on und Zustän­dig­kei­ten

Auch die­ser Punkt gehört zum Onboar­ding. Ein:e neu:er Mitarbeiter:in weiß viel­leicht, wer wel­ches Team lei­tet, aber wer genau wofür zustän­dig ist und an wen er:sie sich mit (Fach)fragen wen­den kann, ist nicht immer ersicht­lich. Des­halb auch hier: Bes­ser direkt kom­mu­ni­zie­ren!

6. Ankün­di­gung neu­er Mitarbeiter:innen

Onboar­ding funk­tio­niert nicht nur in eine Rich­tung. Auch die bestehen­de Beleg­schafft muss auf den Ein­tritt eines:einer neue:n Kolleg:in vor­be­rei­tet wer­den, damit sie diese:n freund­lich emp­fan­gen kann. Des­halb soll­ten neue Team­mit­glie­der schon vor dem ers­ten Arbeits­tag ange­kün­digt wer­den.

7. Erläu­te­rung der Pro­dukt­welt

Gehört das nicht zur Fir­men­kul­tur? Ja, zum Teil. Aber das Pro­dukt­port­fo­lio an sich ver­dient einen eige­nen Bereich im Onboar­ding, vor allem, wenn Pro­duk­te kom­plex oder in einer gro­ßen Viel­falt vor­han­den sind. War­um nicht ein­fach mal mit dem:der Neue:n durchs Unter­neh­men lau­fen und sowohl Mitarbeiter:innen als auch deren Arbeit und zuge­hö­ri­ge Pro­dukt­be­rei­che vor­stel­len?

8. KOM­Mu­ni­ka­ti­on

War­um das so komisch geschrie­ben ist? Na, weil wir Wert auf Wort­spie­le legen und die Groß­schrei­bung dem Nach­druck ver­leiht. Gera­de in der Anfangs­zeit ist es unglaub­lich wich­tig, dass ein:e Mitarbeiter:in das Gefühl hat, er:sie kön­ne mit einem Anlie­gen immer zu jeman­dem kom­men. Umge­kehrt ist es eben­so bedeu­tend, dass Mitarbeiter:innen, die schon län­ger in der Fir­ma arbei­ten, auf neue Team­mit­glie­der zukom­men und Hil­fe anbie­ten. Das Glei­che gilt für Feed­back­ge­sprä­che: Wenn die­se nicht oder nur wenig statt­fin­den, kann der:die Mitarbeiter:in kei­ne Wün­sche äußern und weiß selbst nicht, ob er:sie die Arbeit in den Augen der Chefs gut macht. Und die­se Form des luft­lee­ren Raums der Kom­mu­ni­ka­ti­on führt ganz schnell dazu, dass sich ein:e Mitarbeiter:in ander­wei­tig umguckt. Dort­hin, wo er:sie mit mehr Wert­schät­zung begeg­net wird.

Onboar­ding Check­lis­te: Unbe­dingt nut­zen!

Ein Ein­ar­bei­tungs­plan oder eine Onboar­ding Check­lis­te sind Gold wert. Ohne die­se wirkt die Ein­ar­bei­tung neue:r Kolleg:innen näm­lich leicht unpro­fes­sio­nell und nicht beson­ders gut. Und gera­de vor neue:n kom­pe­ten­ten Team­mit­glie­dern will dein Unter­neh­men ja glän­zen wie ein frisch­ge­putz­ter Gold­po­kal.

Was gehört also alles in so eine Onboar­ding Check­lis­te? Nun – es kommt auf dein Unter­neh­men an. Wenn ihr mit schwe­ren Maschi­nen han­tiert, muss die Ein­wei­sung in die­sem Bereich natür­lich einen gro­ßen Raum ein­neh­men. Wenn ihr im sozia­len Sek­tor seid, ist der Ver­hal­tens­ko­dex even­tu­ell beson­ders wich­tig. Und wenn ihr in der IT-Bran­che arbei­tet, bil­det Daten­schutz ein gro­ßes Onboar­ding-The­ma. Grund­sätz­lich soll­test du die fol­gen­den Steps beach­ten. Damit die Onboar­ding-Pha­se noch struk­tu­rier­ter und geschmei­di­ger wird, kannst du sie auch in drei Sub­pha­sen ein­tei­len: Pre­boar­ding (vor dem ers­ten Arbeits­tag), Onboar­ding zur Ori­en­tie­rung (vom ers­ten Arbeits­tag an bis ca. drei Mona­te danach), Onboar­ding zur Inte­gra­ti­on (nach der ers­ten Ori­en­tie­rung bis ca. sechs Mona­te danach oder Aus­lauf der Pro­be­zeit:

1. Pre­boar­ding

In die­ser Pha­se geht es dar­um, die:den neue:n Mitarbeiter:in so gut wie mög­lich auf den Ein­tritt ins Unter­neh­men vor­zu­be­rei­ten. Fol­gen­de Akti­vi­tä­ten sind des­halb ange­ra­ten:

• Schick eine Will­kom­mens­mail, in der du sie:ihn noch ein­mal herz­lich begrüßt.
• Ver­schick auch Info­ma­te­ria­li­en über euer Unter­neh­men, die für den Start wich­tig sind. Ach­tung! Über­treib an die­ser Stel­le nicht: Ver­such, dich auf das Wich­tigs­te zu beschrän­ken.
• Beto­ne in die­ser E-Mail auch, dass du (oder jemand aus dem Team) jeder­zeit für Fra­gen ansprech­bar bist.
• Erstel­le einen Ein­ar­bei­tungs­plan ent­spre­chend den Anfor­de­run­gen und Bedürf­nis­sen des:der Neu­en und infor­mie­re alle Betei­lig­ten über deren Auf­ga­ben dar­in.

• Kom­mu­ni­zie­re den Ein­tritt des neu­en Team­mit­glieds im Unter­neh­men und ver­schick ggf. schon mal einen Steck­brief oder einen Text, den du vor­her bei dem:der Neu­en erfragt hast.
• Leg ein Team­mit­glied fest, das die neue Fach­kraft anfangs beson­ders unter­stützt. Gib die­ser Per­son Infos dazu, wie das am bes­ten mög­lich ist.
• Mach jetzt schon Feed­back­ter­mi­ne mit rele­van­ten Per­so­nen, um auch wäh­rend der Pro­be­zeit im Aus­tausch zu blei­ben.
• Rich­te den Arbeits­platz für den:die Neue:n ein: Mobi­li­ar, Hard­ware, Soft­ware, Kon­takt­mög­lich­kei­ten, Zugrif­fe auf Inter­na usw. Frag das Team, wel­che Auf­ga­ben der:die Neue künf­tig über­neh­men soll und was er:sie braucht.

Tipp

In der Infor­ma­ti­ons­ver­mitt­lung im Pre­boar­ding hat nie­mand Bock auf lan­ge Tex­te mit Leit­li­ni­en usw. Ein kom­pak­tes Info­vi­deo zu eurem Unter­neh­men macht einen gran­dio­sen Ein­druck und ist außer­dem sehr nut­zer­freund­lich. Dar­in kön­nen die wich­tigs­ten To-Knows anspre­chend und leicht kon­su­mier­bar ver­packt wer­den.

2. Onboar­ding zur Ori­en­tie­rung

Hier soll sich der:die neue Mitarbeiter:in freund­lich emp­fan­gen und mit den wich­tigs­ten Infos zum Arbeits­an­tritt ver­sorgt füh­len. In die­ser Pha­se bekommt er:sie auch einen ers­ten Ein­druck von Fir­men­struk­tu­ren und Wer­ten im Unter­neh­men. Die­se Pha­se ist daher wich­tig für den Gesamt­ein­druck und ver­dient dem­entspre­chend eine gute Vor­be­rei­tung. Ganz wich­tig: der aller­ers­te Tag im neu­en Job. Mach deinem:deiner neue:n Teamkolleg:in die­sen so ange­nehm wie mög­lich.

• Zunächst ein­mal, wie es die Höf­lich­keit gebührt: Begrüß den:die neue:n Mitarbeiter:in freund­lich.

• Führ ihn:sie durch die Räu­me und zeig ihm:ihr, wo er:sie arbei­tet, wo der Kaf­fee steht und wo wel­ches Team sitzt.
• Erklä­re bei die­ser Gele­gen­heit die wich­tigs­ten Abläu­fe und Pro­duk­te.
• Stell dem:der neu:en Mitarbeiter:in direk­te Vor­ge­set­ze und Mit­ar­bei­ten­de vor.
• „Über­gib” den:die neue:n Mitarbeiter:in dann einem:einer Kolleg:in aus dem Fach­team, um die fach­li­che Ein­ar­bei­tung vor­zu­neh­men (Zugriff auf Soft­ware etc.).
• Beant­wor­te offe­ne Fra­gen und ver­wei­se auf wei­te­re Ansprechpartner:innen.

Tipp

Natür­lich kann sich ein:e neue:r Mitarbeiter:in nicht alle Infos zu eurer Fir­ma gleich beim ers­ten Durch­gang mer­ken. Des­we­gen ist es wich­tig, dass ihr die­se gebün­delt und immer abruf­bar in elek­tro­ni­scher Form anbie­tet. Ob ihr das als PDF, Gra­fik oder Video macht, ist eure Wahl. Es sei aller­dings gesagt: Je weni­ger Text und je mehr Inter­ak­ti­on, des­to eher wird der Con­tent wirk­lich kon­su­miert.

3. Onboar­ding zur Inte­gra­ti­on

Wenn die ers­te Ori­en­tie­rung erfolg­reich abge­schlos­sen ist, geht’s ans Ein­ge­mach­te: das Inte­grie­ren der:des neue:n Mitarbeiter:in ins Team. Ganz wich­tig: Jetzt soll­te der Modus von ​„Ich hab’s lang­sam KAPIERT, wie IHR hier arbei­tet“ zu ​„Ich FÜHL’s, wie WIR hier arbei­ten“ wech­seln. Das Gefühl der Zuge­hö­rig­keit zum Unter­neh­men soll­te sich also schon ein­ge­stellt haben oder jetzt ein­stel­len.

• Orga­ni­sier rele­van­te Ein­füh­rungs­ver­an­stal­tun­gen wie Events, Work­shops usw., um dem:der neue:n Mitarbeiter:in noch mehr Ein­bli­cke in eure Arbeit zu geben (ist natür­lich vor allem bei meh­re­ren neu­en Fach­kräf­ten sinn­voll).

• Führ den:die Mitarbeiter:in spä­tes­tens jetzt in die Unter­neh­mens­zie­le ein.
• Mach akti­ves Team­buil­ding im Sin­ne von Spie­len, Aus­tauschrun­den und Events mit Spaß­fak­tor, damit sich die:der neue Mitarbeiter:in auch mensch­lich inte­griert fühlt.
• Ver­mit­tel der:dem neue:n Mitarbeiter:in einen Ein­druck vom Fir­men­an­ge­bot, das über die Arbeit hin­aus­geht: Wei­ter­bil­dungs­mög­lich­kei­ten, Pro­jekt­grup­pen, Ange­bo­te zu Busi­ness-Netz­wer­ken.
• Ver­an­stal­te die ers­ten Feed­back­ge­sprä­che und zei­ge dich dar­in offen, wert­schät­zend und inter­es­siert. Wenn der:die neue Mitarbeiter:in hier auf Ver­ständ­nis und Wohl­wol­len stößt, ist die Wahr­schein­lich­keit, dass er ger­ne wei­ter bei euch arbei­tet, sehr hoch.

Tipp

Neben einem gelun­ge­nen Onboar­ding ist auch ein gutes Ange­bot an Wei­ter­bil­dun­gen ein Grund für Mit­ar­bei­ten­de, einem Unter­neh­me die Treue zu hal­ten. Eine Mischung aus digi­ta­len, indi­vi­du­ell kon­su­mier­ba­ren Lern­in­hal­ten und gemein­sa­men Live-Ver­an­stal­tun­gen hat sich bewährt.

Das Geheim­nis der Empa­thie und wie es beim Onboar­ding unter­stützt

Empa­thie heißt die Fähig­keit, sich in eine ande­re Per­son hin­ein­zu­ver­set­zen. Das ist in der Zusam­men­ar­beit mit ande­ren Men­schen immer, aber beim Onboar­ding beson­ders wich­tig. Genau wie beim Mar­ke­ting für Kund:innen liegt auch beim Employ­er Bran­ding der wich­tigs­te Fokus auf der Ziel­grup­pe. Des­halb soll­te dei­ne Aus­gangs­fra­ge bei allen Onboar­ding-Bemü­hun­gen immer lau­ten: Was will mein:e neue:r Mitarbeiter:in? Und was braucht er:sie, um seinen:ihren Job gut und ger­ne zu machen? Wei­te­re wich­ti­ge Fra­gen aus Mit­ar­bei­ten­den­sicht, die du dir im Vor­feld stel­len kannst:

• Wie möch­te ich mich an mei­nem ers­ten Tag im Unter­neh­men füh­len?
• Wen soll­te ich ken­nen­ler­nen, damit mei­ne Arbeit mög­lichst schnell funk­tio­niert?
• Wel­che Soft­ware und Hard­ware brau­che ich für mei­nen Job?
• An wen kann ich mich mit Fra­gen wen­den?
• Gibt es Beson­der­hei­ten in der Fir­men­kul­tur, die ich wis­sen muss, um mich zu inte­grie­ren?
  

Erfolg­rei­ches Onboar­ding mit SAPE­RED

Du ahnst es schon: Bei SAPE­RED haben wir ein Herz fürs Onboar­ding. Wir möch­ten mit unse­rer Arbeit näm­lich dazu bei­tra­gen, dass Arbeit an sich bes­ser wird, und zwar für alle. Dazu gehört eine herz­li­che, offe­ne und kom­pe­ten­te Will­kom­mens­kul­tur und eine pro­fes­sio­nel­le Wis­sens­ver­mitt­lung, die sich am ech­ten Bedarf der neu­en Mitarbeiter:innen ori­en­tiert.

Klingt für dich gut? Dann lass uns reden, wir freu­en uns drauf.